Consejos para reuniones eficaces

“Las improvisaciones son mejores cuando se preparan.”
– William Shakespeare, dramaturgo y poeta inglés.

Por las salas de reuniones de Independencia Centro de Negocios Zaragoza pasan decenas de personas cada mes. Si no dispones de unas oficinas propias o teletrabajas, o tus oficinas no reúnen las condiciones necesarias para tu próxima reunión/encuentro profesional, es conveniente celebrar reuniones en espacios profesionales que no resientan la imagen de tu negocio.

Se han convertido en un servicio indispensable para poder realizar entrevistas de trabajo, presentaciones, reuniones de equipos de trabajo o con clientes o incluso presentaciones de nuevos productos.

Fotografía de John Benson, bajo licencia Creative Commons.

 

Las reuniones de trabajo son una rutina habitual y, por eso mismo, debemos invertir el tiempo de forma eficiente para cumplir nuestros objetivos. Os incluimos algunos consejos que ayudan a ser más efectivo en las reuniones:

  • Ser puntual. Cada día más, es necesario cuadrar varias agendas de personas diferentes y es vital no hacer perder tiempo a otras personas en esperas. Por eso es conveniente respetar la hora de comienzo, aprovechar el tiempo disponible y finalizar incluso antes.
  • Establecer un alcance claro y definido para la reunión, conocido por todos los asistentes. En la convocatoria de la reunión informaremos de los objetivos, los temas a tratar o preparar y qué duración tendrá cada tema.
  • Como organizador, convoca a las personas adecuadas: los participantes deben ser los mínimos para que la misma se realice de forma rápida y productiva. Solo invitaremos a alguien si necesitamos su visión y/o su aprobación en algún tema, con la posibilidad de que se vaya cuando haya finalizado su tarea.
  • Prever en el orden del día los descansos, paradas o coffee-breaks pertinentes.
    Como asistente, recopila toda la información necesaria para la reunión y prepárala con tiempo. De esa forma, la reunión será más directa y eficaz.
  • Respetar el orden del día definido para la reunión. Cuando establecemos una serie de asuntos para ser tratados debemos entenderlos como los únicos temas y evitar la tentación de cambiar el hilo de la reunión a temas ajenos a la misma.
  • Evitar distracciones, como el teléfono móvil o el portátil, porque desvían la atención de otros participantes.
  • Respetar el turno de palabra, facilitando de esta forma el entendimiento de las posiciones que se exponen, permitiendo llegar a conocer los argumentos de cada parte y ayudando a mantener sobre todo un tono calmado.
  • Limitar la duración de la reunión. Si una reunión se extiende excesivamente puede llevar a que los asistentes desconecten de lo que intentamos argumentar y pierdan el interés en los temas que estamos tratando.
  • Redactar un acta de reunión consensuada con los asistentes. Es importante que todos validen las conclusiones y que las siguientes tareas están claras para cada implicado. Esa acta se distribuirá entre ellos y el resto de los interesados con las cuestiones tratadas.
  • Entre los servicios que podemos ofrecerte para garantizar el éxito de tu reunión: recepción de los asistentes, conexiones de calidad de datos, audiovisuales, fotocopias, escáner, impresiones, edición de documentos relacionados con la reunión, servicio de cafetería, catering, bebidas, etc.

En Independencia Centro de Negocios Zaragoza existen muchas opciones para poder sorprender a tus clientes y ofrecer un espacio de trabajo idóneo para maximizar los resultados de tus reuniones.
¡Contacta con nosotros y cuéntanos qué necesitas!

 

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