La gestión de proyectos consiste en el planeamiento, la organización y el control de los recursos con el propósito de alcanzar un objetivo. Es decir, un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un resultado único y final. Por ejemplo la creación de una página web, la traducción de un libro o el desarrollo de una nueva aplicación.
Tanto en las iniciativas personales como en los grandes proyectos de las empresas, el objetivo es el mismo: que concluya en el tiempo previsto, con el presupuesto asignado y que cumpla las expectativas pactadas.
En este post nos vamos a centrar en algunos consejos para aprender a gestionar los proyectos personales con unos objetivos claros y alcanzables.
1 Haz una lluvia de ideas
La lluvia de ideas es un buen comienzo para un proyecto personal. Es un trabajo que puedes hacer en solitario o acompañado y en el que puedes determinar los aspectos más relevantes del proyecto que llevarás a cabo. Su formato, nombre, herramientas de trabajo, presupuesto y tiempo necesario para ejecutarlo son algunos de los factores que deberás determinar en esta fase.
2 Calendariza tu proyecto
Un proyecto en el que la variable del tiempo no existe es muy difícil de llevar a cabo. Por ello, el paso de calendarizar el proyecto es imprescindible. Aunque solo sea de forma orientativa hay que dividir el proyecto en diferentes fases y situarlas en el calendario. Retomando el ejemplo de la creación de una página web, podríamos dividir este proyecto en:
- Desarrollo de la idea: primera semana de enero
- Creación de la arquitectura web: hasta finales de enero
- Diseño: primera semana de febrero
- Creación de contenidos: mes de febrero
3 Establece una fecha límite
Además de crear unas fases para tu proyecto es necesario establecer una fecha límite realista. Por ejemplo, si tenemos que concluir el proyecto de la creación de la página web para el 15 de marzo, es una buena idea programar su fin para finales de febrero, dejando así dos semanas de tiempo extra con el que contar en el caso de que hubiera algún imprevisto.
4 Escoge tu método
Pero si tienes dificultades para medir los tiempos o tienes varios proyectos entre manos y quieres utilizar un método estandarizado para gestionar tus proyectos, éstos son los más comunes:
- PERT: Se trata de las técnicas de revisión y evaluación de proyectos, conocida como PERT por sus nombre en inglés (Project Evaluation and Review Techniques). Gracias a esta técnica se puede identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total y también cada una de sus tareas. Se basa en el valor optimista, el pesimista y el más probable. Imaginemos que para editar una imagen para nuestra página web asignamos como valor optimista 30 minutos, como pesimista 50 y como más probable 40. Al final simplemente haremos una media y obtendremos que esta actividad nos costará aproximadamente 40 minutos.
- Diagrama de Gantt: Este método puede ser perfecto para aquellos que tienen una mente muy visual. Se trata de una herramienta gráfica que expone con barras en el tiempo la dedicación prevista para diferentes tareas a lo largo de un tiempo total determinado. Para utilizarlos existen sencillos programas como el software de planificación de proyectos Tom’s Planner.
5 Lleva la cuenta de tus gastos
Al afrontar un proyecto es necesario asignarle un presupuesto con el que las dos partes estén de acuerdo y, en el caso de que sea un proyecto personal, que el emprendedor esté dispuesto a asumir. A lo largo de todo el proceso que dura un proyecto es necesario llevar una cuenta de los gastos que va generando para al final, como con el tiempo, tener un cómputo global.
6 Evalúa el trabajo
De esta manera será mucho más fácil evaluar el trabajo en función al tiempo y dinero invertido. Sin olvidar la calidad del resultado final, tercer factor que hay que estudiar al concluir un proyecto.
Un análisis crítico del proceso y resultado de nuestro proyecto nos ayudará a mejorar en el siguiente. Y, por supuesto, no hay que esperar al último momento para evaluar, sino que se puede hacer cada semana o cada mes para poder ir ajustando los recursos.