Cómo gestionar tu negocio en la nube

Allí donde hay una empresa de éxito,
alguien tomó alguna vez una decisión valiente
– Peter Drucker

Para el mundo de las pequeñas empresas y los autónomos el uso de la nube supone, a la vez, una oportunidad y un reto. Sin tener las limitaciones que suelen autoimponerse las organizaciones de mayor tamaño en el uso de aplicaciones aplicando una política corporativa la nube puede ser más flexible y facilitar mucho las tareas de los usuarios.

Por eso hoy vamos a explicar cómo aprovechar la nube para gestionar un negocio.

¿QUÉ ES “LA NUBE”?

En primer lugar, conviene aclarar qué son los sistemas de gestión o computación en la nube (cloud computing, en inglés).

Se trata de sistemas informáticos donde los datos y procesos de gestión de nuestro negocio están almacenados de forma online – fuera de nuestra red local y nuestros servidores-, lo que nos permite acceder a ellos y operar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo (móvil, tableta, ordenador) con conexión a Internet.

Para las empresas, el impacto de la nube es aún mayor que para los particulares. Imagina un pequeño negocio familiar. No sólo tienen que comprar equipos informáticos y servidores, sino que además, tienen que comprar software -licencias- para cada ordenador que utilizarán. Si contratas más personal, tendrás que comprar más equipos y adquirir nuevas licencias de usuario. Aparte de esto, se necesitará seguramente personal especializado que se encargue de mantener y actualizar todo el hardware y software.

Con la nube, todo está centralizado en Internet. Esto significa que podemos tener una sola aplicación, corriendo en un servidor fuera de nuestras oficinas, al cual todos los trabajadores tienen acceso, necesitando una sola licencia, o alquilándola solo por el tiempo que se necesite.

Una copia con licencia de un procesador de texto, por ejemplo, debe residir en nuestro equipo para crear el documento. El programa no tiene valor mientras el ordenador esté apagado. O peor aún, el mismo empleado puede que necesite otra licencia para escribir o editar un documento en su ordenador desde casa. Al implementar una solución en la nube, estos mismos documentos, e incluso toda la aplicación, está disponible para este trabajador con sólo abrir el navegador, acceder con sus datos de usuario, y empezar a editar el documento.

¿QUÉ VENTAJAS TIENE UTILIZAR SISTEMAS EN LA NUBE?

Las herramientas de gestión en la nube presentan ventajas frente a los sistemas tradicionales de compra de licencias e instalación en un servidor propio.

Entre esas ventajas destacan:

Comodidad: No necesitamos un software ni un dispositivo específico, tan solo una buena conexión a Internet. El único programa que necesitamos tener instalado es un navegador de Internet con que acceder a las aplicaciones.
Seguridad: La información de trabajo está totalmente a salvo gracias a las copias de seguridad automáticas. En el caso de los sistemas tradicionales, la copia de seguridad corresponde, habitualmente, a la propia empresa con los consiguientes problemas.
Compartir información: los equipos de tu empresa pueden coordinarse y comunicarse sin problemas a través de una sola herramienta que mantiene la información actualizada.
Actualización: No es preciso estar pendiente de adquirir nuevas versiones del producto en el mercado, ya que las actualizaciones se realizan de forma automática por parte del proveedor.
Ahorro en costes de infraestructura: Aunque existen diferentes modalidades de precio, es habitual tener opciones de pago mensual por uso, de forma que se evitan las costosas inversiones informáticas en licencias, lo que permite además adecuar el uso de la nueva plataforma a las necesidades cambiantes del negocio.
Por otro lado, en la nube, un mismo programa lo comparten muchos usuarios, sin necesidad de tener que comprar una copia individual para cada uno de ellos. Eso abarata el precio de las aplicaciones. Como todos esos programas se ejecutan en la nube y todo se guarda en ella, no hace falta gastar mucho dinero en un ordenador muy potente o con un disco duro grande.

¿QUÉ PROBLEMAS PUEDE HABER AL GESTIONAR MI NEGOCIO EN LA NUBE?

Con la computación en la nube todos la información pasa, de estar en tu PC, a almacenarse en esos servidores en la nube, por lo que dejamos de tener control sobre ellos. Nunca se puede estar seguro de quién y cómo se accede a esa información o si está protegida adecuadamente.

Esto supone un riesgo de seguridad, para usuarios particulares pero aún más para las empresas. Debemos confiar informaciones internas y confidenciales a un tercero, que puede o no ser fiable. Por ese motivo es fundamental que seleccionar bien a nuestro proveedor de servicios en la nube.

Por otro lado, los servidores de la nube pueden estar en cualquier parte del mundo. Si hay problemas de privacidad, puede haber problemas sobre qué legislación debe aplicarse o si ésta podrá proteger al cliente.

CÓMO ELEGIR LAS HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR MI NEGOCIO EN LA NUBE

El mercado de la gestión empresarial en la nube presenta diferentes alternativas. La oferta es amplia y es fácil perdernos en ella. Por eso, es necesario establecer algunos criterios antes de decantarnos por alguna de ellas.

En primer lugar, debemos hacer un análisis de necesidades de nuestra empresa y elegir aquellas cuya funcionalidad mejor se adapte. No es prudente escoger una herramienta “mastodóntica” si no vamos a sacar provecho del 90% de su funcionalidad.

En segundo lugar, antes de decantarnos por una u otra herramienta y comenzar a volcar datos y procesos en ella, debemos prever las necesidades futuras de nuestro negocio y escoger aquella que sea capaz de satisfacer las demandas de nuestra empresa a medida que ésta va creciendo.

Después, debemos tener en cuenta aspectos de seguridad y qué servicio de soporte ofrece el proveedor.

Deberemos cerciorarnos de que la privacidad de los datos de nuestra empresa (información sensible y de gran valor) está garantizada y que el proveedor hace copias de seguridad de la misma. Además, es muy conveniente contar con un servicio de soporte eficaz, capaz de solucionar cualquier incidencia en el menor tiempo posible.

Finalmente, si utilizamos diversos servicios o herramientas para gestionar los diferentes ámbitos de nuestro negocio, es importante valorar las posibilidades de integrar y sincronizar éstas debidamente para evitar errores o contenidos duplicados. Sin embargo, lo mejor y lo más práctico es tener todas estas funciones concentradas en una misma aplicación.

UN PEQUEÑO EJEMPLO PRÁCTICO DE APLICACIÓN: GOOGLE DOCS

Un ejemplo sencillo de computación en nube es el sistema de documentos y aplicaciones electrónicas conocido como Google Docs / Google Drive, que es una plataforma ofimática completa similar a Microsoft Office, que incluye procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones y otras funciones. Para utilizarlo no hace falta instalar software o disponer de un servidor, basta con una conexión a Internet para acceder a cualquiera de sus servicios.

La posibilidad de editar y modificar archivos desde cualquier punto y por cualquier persona simultáneamente facilita enormemente la colaboración entre nuestros equipos. Esto se suma a las posibilidades básicas de cualquier software que permite elaborar presentaciones o documentos. Además, incluye un sistema de guardado automático, que almacena todas las versiones cambiadas de cada documento, permitiendo recuperar una versión antigua de un fichero sin ningún esfuerzo extra.

Para acceder a Google Docs simplemente se necesita poseer una cuenta de Google, ya sea una cuenta de correo Gmail o en la red social Google Plus, o crear una nueva a partir de otra dirección de correo. Una vez que se tiene una cuenta, acceder a Google Docs es posible desde cualquier navegador web o incluso a través de un teléfono con Android o iPhone, y al crear un documento, el creador es el dueño del documento, que puede invitar colaboradores para que lo editen u otras personas para que lo visualicen.

Todos los datos son directamente gestionados por el proveedor de servicios, en este caso Google. De esta manera, es mucho más simple para el consumidor disfrutar de los beneficios asociados a la computación en la nube, claro está con todos los riesgos antes señalados.

En futuras entradas hablaremos de otras herramientas que pueden utilizarse para gestionar parte o la totalidad de tu negocio en la nube.

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