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22
Dic

Técnica Pomodoro: qué es, ventajas y cómo usarla

¿Te suena la palabra Pomodoro? Si es así, ¿la relacionas con la gestión del tiempo? Seguramente la primera asociación de la mayoría es la traducción italiana de tomate. Y no es una aproximación del todo desencaminada. De hecho, esta técnica de gestión del tiempo debe su nombre al clásico temporizador de cocina que utilizaba su creador, el experto en gestión del tiempo italiano, Francesco Cirillo, para ponerla en práctica.

A pesar de que Cirillo la desarrolló en los años 80, esta técnica ha tenido un gran auge con Internet y funciona muy bien cuanto se trabaja mucho tiempo delante de un ordenador, ¿quieres conocerla?

Cómo funciona la Técnica Pomodoro

  1. Elige la tarea que quieras realizar
  2. Trabaja durante 25 minutos en ella evitando toda distracción y concentrándote al máximo.
  3. El reloj sonará pasados los 25 minutos. Es el momento de parar inmediatamente. Si se ha quedado algo importante en el tintero, simplemente anótalo en el margen de una hoja para la siguiente ronda.
  4. Puedes tomar 5 minutos de descanso para tomar un café, levantarle de la silla, caminar o cualquier cosa que no tenga que ver con el trabajo.

¡Y así se ha completado un pomodoro! Es decir, un pomodoro responde a la siguiente lógica: 25’+5’. Pero según esta técnica, cada cuatro pomodoros puedes hacer una pausa más larga de 20 o 30 minutos para que tu cerebro asimile la información. Entonces, estarás preparado para empezar otro pomodoro si fuera necesario. La secuencia sería así:

  • Trabajo: 25 minutos
  • Descanso: 5 minutos
  • Trabajo: 25 minutos
  • Descanso: 5 minutos
  • Trabajo: 25 minutos
  • Descanso: 5 minutos
  • Trabajo: 25 minutos
  • Descanso: 20-30 minutos

Ventajas de la técnica pomodoro

  • Ayuda a fijar objetivos: esta técnica te ayuda a definir tus propios objetivos. Mediante la medición por pomodoros te puedes dar cuenta de que inviertes demasiado tiempo en una parte del proceso de tu trabajo e intentar minimizar ese tiempo para priorizar otra actividad.
  • Acaba con las distracciones: móviles apagados y distracciones fuera de nuestro alcance es una premisa de esta técnica. Y es que, una vez que hayas comenzado tu pomodoro de 25 minutos no puedes interrumpir tu concentración ya que no son fraccionables.
  • Aprende a estimar tu tiempo: con esta técnica serás más consciente del tiempo que inviertes en cada actividad. Puedes incluso estimar el esfuerzo que te costará una actividad con un pomodoro, dos o cuatro, por ejemplo.
  • Establece un horario: un horario puede ayudarte a obtener una motivación para realizar tus tareas en el tiempo establecido.

¿Cómo aplicar la técnica Pomodoro a mis tareas?

La técnica Pomodoro es ideal para estudiantes: las largas tareas se dividen en pequeños pasos y puede ser útil para mejorar la rapidez de lectura. Pero tal y como explica el creador de esta técnica en la web de Pomodoro Technique también es eficaz para escritores, abogados, desarrolladores, profesores e incluso padres y madres, que pueden utilizar esta técnica para que los niños hagan alguna tarea como, por ejemplo ordenar, seguida de un pomodoro más divertido como puede ser leer o colorear.

Por último, la Técnica Pomodoro también se puede utilizar en el lugar de trabajo para medir la productividad, dar a los equipos las herramientas para trabajar juntos y evitar las distracciones durante los pomodoros, que debe ser un tiempo sin interrupciones.

19
Dic

Cómo organizar una sala de reuniones

La sala de reuniones es imprescindible para la imagen de nuestro negocio. Al fin y al cabo va a ser la zona más visible para socios y posibles clientes y es en ese espacio físico donde se tomarán algunas de las decisiones más importantes de la empresa. Por estos motivos, es crucial que en una sala no falte de nada y que todos los participantes se sientan cómodos.

Comenzamos dando algunos prácticos consejos sobre cómo organizar una sala de reuniones de la manera más eficiente posible. Aunque siempre puede haber algún imprevisto, si se siguen, una reunión sin problemas logísticos estará casi asegurada. Estos son siete prácticos consejos para organizar tu lugar de reunión:

1 Repasa los materiales necesarios

Mesa, sillas, pantalla, proyector o televisión, teléfono, agua, cuadernos o bolígrafos son algunos de los objetos imprescindibles en una reunión de negocios. Pero dependiendo del encuentro serán necesarios otros materiales complementarios como pueden ser las muestras de producto o documentación. En el caso de que en la reunión sea necesario contar con informes, es una buena idea imprimir algunos más que el número de asistentes, puesto que es muy habitual que en una reunión más informal haya invitados imprevistos de última hora.

2 Dispón las mesas y sillas de la forma más apropiada

La distribución de las mesas y de las sillas en una sala de reuniones es más importante de lo que parece y depende en gran medida del objeto del encuentro. Por ejemplo, disponer la sala como un auditorio es adecuado cuando se presenta un producto o proyecto.

En el caso de las reuniones formales de negocio, la disposición imperial (una mesa rectangular con las sillas frente a frente) o en forma de U es lo más habitual. Tampoco hay que olvidar el protocolo. Una opción para colocar a cada persona en su lugar es la de disponer pequeños carteles con el nombre y el lugar asignado.

3 Prueba antes la tecnología para que no falle

Aunque parezca que todo está a punto, la tecnología no es infalible. También puede fallar. Por ello, si vas a necesitar un ordenador y proyector para, por ejemplo, hacer una videoconferencia prueba primero que funcione. No es aconsejable dejarlo para el último momento sino que es mejor probarlo unos días antes con el archivo que vayas a proyectar o con la persona que vayas a contactar a través del vídeo.

Intenta igualmente proporcionar un espacio con Wifi puesto que muchos de los participantes llevarán ordenador portátil o querrán conectar su móvil.

4 Ayúdate de documentos visuales

Apoyar una exposición con un documento visual es siempre una apuesta segura. Sobre todo cuando se trata de presentaciones de un proyecto o producto. La reunión se hará mucho más amena y los participantes podrán comprender de una manera mucho más fácil el concepto si nos ayudamos de vídeos, imágenes y presentaciones.

5 Cuida la temperatura en la sala

Que los invitados se sientan a gusto en la sala es de crucial importancia. El clima será mucho más cómodo si se cuenta con una temperatura idónea. Por ejemplo, en verano es importante que no se abuse del aire acondicionado y, por otro lado, que se no se prescinda de él. De lo contrario los invitados se sentirán incómodos y querrán acabar lo antes posible.

6 Piensa en organizar un catering o coffe-break

El objetivo es que los participantes de la reunión estén cómodos y contentos. Y tomar decisiones con el estómago vacío no es lo más conveniente. Por eso, puedes pensar en encargar un pequeño catering para la pausa o bien un coffe-break.

7 Elige bien dónde realizar tu reunión

Como hemos indicado al principio, la imagen que se dé en una reunión es de gran importancia. Por eso, el lugar que escojamos debe cuidar al detalle el orden, ser agradable y estar adaptado para el trabajo.

Pero si no disponemos de un lugar de estas características en nuestra empresa, no tenemos sede física o simplemente queremos reunirnos en el centro de la ciudad, los Centros de Negocios son una opción muy a tener en cuenta.

Es el caso de Independencia Centro de Negocios que, en pleno corazón de Zaragoza, ofrece alquiler de sala de reuniones, de juntas, para entrevistas o para videoconferencias.

14
Dic

¿Por qué es tan importante delegar?

Saber delegar es una de las claves en la gestión del tiempo de un directivo, que tiene el peligro de acumular muchas más tareas de las que puede llevar a cabo, dando lugar a la saturación y el estrés. En el mundo de la empresa, delegar es ceder a un empleado o a un grupo de trabajadores la capacidad de tomar sus propias decisiones y desempeñar tareas de cierta responsabilidad sin necesidad de supervisión.

Delegar funciones es, en definitiva, un ejercicio de confianza por parte del directivo que, aunque supone una tarea nada fácil al principio, desemboca en importantes beneficios tanto para el responsable del negocio- que se ve liberado de ciertas cargas-, como para el trabajador -que asume nuevos retos y responsabilidades. Desde Independencia CN ofrecemos en este artículo una serie de razones por las cuáles es tan importante saber delegar en un negocio.

Prioriza el tiempo para las tareas de mayor responsabilidad

La realización de las tareas cotidianas en una empresa como seguir el día a día de los proyectos, atender las llamadas telefónicas o responder a los correos electrónicos son labores que requieren de una parte importante del tiempo en el trabajo. Sin embargo, se trata de unas tareas que el responsable de un negocio puede delegar fácilmente en sus trabajadores para poder dedicar más tiempo a actividades de representación como reuniones con los clientes, labores de gestión  y de recursos humanos.

Mayor libertad de movimiento y reducción de estrés

Que el directivo consiga mediante la delegación de tareas que el trabajo transcurra con total normalidad es un gran éxito. De esta manera, contará con una mayor libertad de movimiento y no será imprescindible que esté siempre presente en la oficina para atender las llamadas de los clientes o solucionar un problema concreto. Una cuestión importante teniendo en cuenta que el responsable del equipo suele pasar mucho tiempo fuera del lugar de trabajo o reunido.

Además, delegar en los trabajadores redunda en la mejora de la calidad de vida del ejecutivo, ya que olvidarse de algunas responsabilidades permite reducir el estrés y tener la oportunidad de poder disponer de algo más de tiempo libre.

Dota al trabajador de responsabilidad y de motivación

La delegación de tareas favorece la autonomía de los trabajadores, que cuentan con mayor independencia a la hora de tomar decisiones y solucionar problemas de pequeña índole sin necesidad de tener que recurrir al directivo. Una cierta responsabilidad que aumenta el compromiso de los trabajadores con el proyecto del que siente que forma parte activa.

Más allá de las labores cotidianas en un puesto de trabajo, el directivo puede delegar tareas importantes a los trabajadores de mayor confianza. Una responsabilidad que favorece igualmente la motivación y el crecimiento personal y profesional de los trabajadores que quieren avanzar en el ámbito laboral y que están dispuestos a asumir ese compromiso.

A la hora de delegar las tareas más sensibles es imprescindible contar con una persona dispuesta y de confianza y tener en cuenta que el mayor compromiso de ese trabajador se tiene que ver remunerado.

Permite descubrir el talento de los compañeros

Un empleado puede desempeñar tan bien como un directivo ciertas tareas de responsabilidad pero si nunca tiene la oportunidad la empresa no podrá conocer ese capital humano. Delegar es el primer paso para que otra persona adquiera una nueva responsabilidad en la que pueda destacar. Por ejemplo, en la presentación pública de un producto, la reunión con un cliente o la coordinación de un proyecto importante.

De esta manera se desarrolla el potencial de los trabajadores, que tienen la oportunidad de salir de la denominada “zona de confort” y mostrar un talento que había pasado desapercibido en las tareas del día a día.

17
Nov

Todo lo que necesitas saber para emprender en solitario

Emprender no es una tarea fácil y por ello antes de lanzarse a esta carrera en solitario es necesario tener una idea clara del modelo de negocio y de las condiciones en las que se va a desarrollar. Aunque muchos de estos negocios se basan en la premisa del “ensayo-error”, es de vital importancia para una nueva aventura empresarial, tener muy claros dos conceptos: la idea y el plan de negocio. Tampoco podemos olvidarnos de la financiación, los aspectos legales y la inversión inicial. En este artículo vamos a abordar algunos de los pasos ineludibles en la carrera de fondo del emprendimiento y algunos de sus aliados.

  1. Empezar con una idea. Todos los negocios y empresas han comenzado con una idea. Innovadora o conservadora es el eje central que estructurará todo el desarrollo de la vida de un proyecto. Sobre todo, para que aquellos que van a emprender en solitario es importante que se sientan atraídos por el sector por el que se van a decantar, ya que tendrán que defender su idea de negocio. Aunque la idea puede ir cambiando y evolucionando es necesario que, en un principio, esté muy bien definida para poder orientar los pasos posteriores.
  2. Plan de negocio. Aunque parezca pura burocracia, un plan de negocio es imprescindible para emprender. Un estudio en que hay que definir el producto o servicio, los objetivos, analizar factores como el entorno, la competencia y el público objetivo o contemplar los aspectos legales. Sobre todo, si se trata de un negocio innovador hay que preguntarse por el factor diferencial del proyecto que podemos crear: ¿podrá aportar algo que le diferencie de los demás?, ¿cuál será su punto fuerte?
  3. Financiación. Muchos de los nuevos proyectos de emprendimiento en solitario cuentan con una inversión mínima, ya que se comienzan desde casa y con unos costes muy reducidos. En cualquier caso es necesario pensar en si podemos financiar nuestro negocio con recursos propios o necesitamos recurrir a un préstamo, una póliza de crédito o cualquier otra fórmula. Un buen consejo es prestar atención a las subvenciones para los emprendedores, que se ofrecen desde la Administración.
  4. Ubicación. Antes de comenzar un proyecto es necesario que el espacio elegido para ubicarlo se adapte y responda convenientemente. Entre las opciones más populares entre los emprendedores se encuentran las oficinas físicas, el trabajo desde casa o el centro de negocios, como Independencia CN. Esta última alternativa ofrece multitud de servicios como alquiler de despachos, salas de reuniones o posibilidad de oficina virtual.
  5. Formación. Es imprescindible contar con la formación necesaria antes de embarcarse en un proyecto en solitario. Aunque muchos de los conocimientos se aprenderán conforme se vaya adquiriendo experiencia, es muy importante contar con los conocimientos del trabajo que hay que desarrollar y tener en cuenta que para muchos de ellos es necesaria una titulación homologada.
  6. Networking. Emprender en solitario es una carrera de fondo. Al comenzar es mucho más difícil hacerse un hueco en el sector, pero conforme el profesional va conociendo más empresas y otros trabajadores dedicados a la misma actividad, va creando su indispensable red de contactos. También es una buena idea empezar a crear esta agenda antes de emprender, dado que existen multitud de eventos, comunidades, congresos y foros que abordan esta temática.
  7. Trámites legales. Normalmente las personas que van a emprender en solitario suelen comenzar como autónomos, ya que puede resultar menos complicado que crear una sociedad. En todo caso es una buena idea estudiar las diferentes opciones para darse de alta en un régimen fiscal más adecuado.
  8. Estar mentalmente preparado. Por último, pero no menos importante, el emprendedor debe estar mentalmente preparado para sacar adelante un proyecto desde cero. Aunque el camino no es nada fácil también es muy reconfortante, puesto que permite el desarrollo de esa idea propia de la que se partía desde el principio. Y, por supuesto, las ganas y la ilusión deben estar presentes antes de comenzar esta marcha en solitario.

 

15
Nov

Ventajas de las oficinas virtuales

Las oficinas virtuales en los centros de negocios son una opción cada vez más interesante para los emprendedores que acaban de comenzar, los autónomos o las empresas que no necesitan una ubicación física.

Pero, ¿qué es una oficina virtual?

La oficina virtual es un concepto bastante novedoso que ha cobrado mucha fuerza en los últimos años con la irrupción de los negocios o personas que trabajan sin necesidad de una ubicación física. Esta sede suele estar situada en un centro de negocios, como es el caso de Independencia CN, que ofrece a sus clientes la posibilidad de domiciliar su empresa en sus instalaciones.

Los empresarios que optan por la oficina virtual pueden hacer uso de servicios como la dirección del centro de negocios, la atención telefónica de llamadas o el acceso a salas de reuniones. Pero hay muchas más ventajas de disponer de una oficina virtual:

  1. Imagen profesional

Al fin y al cabo la oficina virtual es como cualquier otra,  solo que no cuenta con un espacio físico. Para todo lo demás, el negocio dispone de una dirección fiscal y comercial para recibir la correspondencia o usarla en las tarjetas de presentación. Además, el empresario puede contar también con atención telefónica, notificación online de llamadas y/o avisos y atención de visitas.

También es posible contar con un espacio físico por unas determinadas horas al mes para llevar a cabo reuniones con clientes, lo que permite ofrecer una imagen de seriedad y profesionalidad.

  1. Ideal para comenzar

La oficina virtual es una opción ideal para los negocios, autónomos o start-up que acaban de empezar y que basan su actividad en el trabajo online,  que tiene la ventaja de que se puede hacer desde cualquier lugar.

Dado que la mayoría de emprendedores no cuentan con una gran capacidad de inversión, la opción de una oficina virtual es perfecta para dar estos primeros pasos dado que la inversión es mínima.

  1. Idónea para los negocios sin ubicación

La oficina virtual es la mejor opción también para los negocios consolidados que no necesitan una oficina física y que quieren evitar los gastos que el alquiler de un espacio. Es el caso de e-commerce o tiendas que gestionan sus pedidos de forma online, profesionales autónomos que deseen trabajar desde casa o equipos que gestionen su trabajo de forma remota.

  1. Reduce los gastos

El alquiler de un local y sus gestiones, el mobiliario, el mantenimiento la limpieza, posibles gastos de recepción o secretaría son factores que desaparecen con la opción de una oficina virtual. De esta manera, si el modelo de negocio no necesita una oficina física pero a la vez quiere gozar de profesionalidad y prestigio, la opción de una oficina virtual tiene que ser considerada.

En Zaragoza, Independencia CN dispone servicio de oficina virtual en el corazón de capital aragonesa, en el Paseo de la Independencia número 8 duplicado. Independencia Centro de Negocios pone a disposición de sus clientes la posibilidad de domiciliar cualquier empresa en su sede principal, ubicada en el Paseo de la Independencia, en pleno centro de la ciudad.

Domicilio social, fiscal y/o comercial en el centro de negocios, atención de visitas, recepción de mensajería y correspondencia, atención telefónica de llamadas y uso de la sala de reuniones están entre los servicios de esta interesante opción de oficina virtual en Zaragoza.

 

9
Nov

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