Cómo planificar una reunión exitosa

Planificación de reuniones exitosas

¿Cómo planificar una reunión exitosa? Aunque llegar a un acuerdo no depende sólo de una parte, la buena planificación de una reunión puede ayudar a que se desarrolle con éxito y que los asistentes estén más receptivos a las propuestas. Un error de comunicación, un espacio inapropiado o la falta de puntualidad son detalles que pueden dar al traste con una reunión importante sobre la que se había estado trabajando durante días.

Aquí van una serie de consejos y prácticas a evitar para que una reunión vaya sobre ruedas y sobre todo para que, independientemente del resultado final, el encuentro sea satisfactorio para todas las partes.

1               Reunión clara

Para que no haya malentendidos de antemano es necesario fijar bien la cita para la reunión e informar a todos los asistentes del día, la hora y el lugar de la reunión. Si se trata de una reunión con varios puntos a tratar establecidos, enviar el orden del día a los asistentes previamente por correo electrónico y disponer de algunas copias en la sala es una buena idea.

2               Establecer un moderador

En toda reunión debe haber un líder que se encargue de “llevar las riendas” de la reunión. Es sobre esta persona sobre la que recae la mayor parte de la responsabilidad por lo que el mejor consejo para que todo salga bien es preparar bien el contenido. Sin perder el liderazgo, el moderador debe procurar que los asistentes que quieran intervenir tengan la oportunidad de hacerlo.

3               Puntualidad

Una muy mala manera de comenzar una reunión es ser impuntual. Si se está trabajando por cerrar un trato con éxito es de suma importancia que todos los miembros del equipo lleguen unos minutos antes del comienzo. Del mismo modo, si la reunión tiene una hora aproximada de fin hay que intentar adecuarse.

4               Ambiente cómodo

El espacio donde se desarrolle la reunión es primordial, como explicamos en el post cómo organizar una sala de reuniones. Si una empresa no dispone de un lugar acondicionado y con espacio suficiente para todos los asistentes, existe la opción de alquilar una sala de reuniones en un centro de negocios, equipada especialmente para estos encuentros formales.

Internet, pantalla de proyección, pizarra o televisión son solo algunas de las comodidades que ofrecen estas salas equipadas para reuniones de negocios y también para entrevistas, procesos de selección, sesiones de coaching, formaciones, juntas o presentaciones.

5               Periodicidad adecuada

Si las reuniones con un cliente o con un proyecto se desarrollan en un intervalo de tiempo muy corto, los asistentes pueden perder interés en lo que se va a comunicar. Por ello, es aconsejable convocar una reunión cuando haya novedades y sea conveniente para todas las partes. Si es posible, hay que pensar en un horario adecuado, preferiblemente que no sea al final de la jornada.

6               Claridad en el mensaje

No siempre se puede ser breve pero se puede intentar ser lo más claro posible. Una buena preparación de la reunión evitará la pérdida de tiempo y facilitará que las ideas se puedan transmitir de forma mucho más clara. Las presentaciones y los esquemas son siempre una herramienta excelente para una comunicación más efectiva.

7               Evita las llamadas innecesarias

Salvo que sea un tema muy urgente hay que evitar coger el teléfono móvil en una reunión o contestar a mensajes. Nuestro interlocutor puede pensar que no somos serios y que no nos interesa demasiado el resultado de la reunión.

8               Resumen final

El moderador puede dedicar los últimos minutos a hacer un pequeño resumen de los puntos acordados para terminar de cerrar cuestiones que se hayan podido quedar en el tintero.

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